Tips för att hålla en workhop som sätter riktningen för er ekonomiavdelning

En workshop kan vara ett bra första steg på resan mot en modern ekonomiavdelning. Genom att tillsammans reflektera över ert nuläge, utmaningar och behov får ni en tydlig utgångspunkt för att starta er förändringsresa.

Samla gärna representanter från flera delar inom företaget för en bred gemensam bild. Här ger vi dig några tips för att sätta samman en sådan första workshop.

Varför? Sätt syftet med workshopen.

Vad vill ni uppnå med workshopen och vad ser ni att den är startskottet för? Exempelvis: Vi vill få en ärlig, gemensam bild av nuläget kring hur ekonomiavdelningen jobbar.

Vilka? Hitta en bra mix av kollegor.

För att få ett så komplett perspektiv som möjligt är det bra att bjuda in personer från flera kompetensområden, även utanför ekonomiavdelningen. Exempelvis:

• HR eller verksamhetsledning – för att bidra med organisationens övergripande mål och behov
• Ekonomichef / CFO – för strategiskt perspektiv
• Redovisningsekonom / Financial Controller – för detaljer om rapportering och rutiner
• Business Controller – för insikter om analys och beslutsstöd
• Systemförvaltare / IT-stöd – för att belysa tekniska möjligheter och begränsningar
• Verksamhetsutvecklare / Projektledare – om sådana finns, för processperspektiv

Förberedelser - sätt mål och vem som gör vad

1. Sätt ett tydligt mål Bestäm vad ni vill uppnå med workshopen. Exempelvis: Efter workshopen ska vi ha en gemensam nulägesbild av vårt arbetssätt, våra system och våra utmaningar.
2. Boka 1,5–2 timmar Det ger tillräckligt med tid för både diskussion och reflektion utan att deltagarna tappar fokus.
3. Bestäm vem som leder workshopen, bjuder in till den och ser till att resultatet förvaltas. Detta kan vara någon från ekonomiavdelningen, eller någon annan inom företaget som inte är direkt operativ inom ekonomi.

Struktur - förslag på hur ni kan lägga upp er workshop

Inledning (ca 10 min)

• Presentation av deltagarna. Även om ni säkert redan känner varandra är en presentationsrunda en bra start - vilka deltar och vilken vinkel tar man med sig in i samtalet.
• Genomgång av syfte och mål.
• Genomgång av struktur och tidsramar

Individuell reflektion (ca 10–15 min)

Be deltagarna fundera kring följande frågor och göra egna noteringar för att dela med övriga sedan. Stora frågor och lite tid, så detta är främst för att komma igång och för alla att reflektera kring de saker ni ska diskutera. 

• Har vi tillgång till uppdaterade och tillförlitliga nyckeltal i realtid?
• Hur mycket tid lägger vi på manuella moment, datainsamling och rapportering?
• Är våra system integrerade på ett sömlöst sätt?
• Hur snabbt kan vi leverera rapporter till styrelse och ledning?
• Hur stor del av tiden läggs på analys jämfört med rutinarbete?
• Har vi tillräcklig likviditetskontroll, både i bolag och koncern?

{{textbox-1}}

‍

Steg 2: Gruppdiskussion (ca 30–45 min)

Beroende på hur många ni är och vilka, diskutera varje fråga samt era reflektioner i helgrupp eller mindre grupper.

• Dokumentera konkreta exempel, både positiva och utmaningar. Gärna kopplat till varje punkt i listan, annars välj 2-3 att fördjupa er i. 
• Uppmana gärna till att identifiera mönster och återkommande teman.

Steg 3: Sammanfatta nuläget (ca 15–20 min)

Varje grupp redovisar resultatet från sin diskussion och workshopledaren noterar. Har ni möjlighet att sammanfatta på en whiteboard eller liknande blir det tydligt för alla att komma med inspel till summeringen. När det är gjort bör ni kunna:

• Identifiera styrkor att bygga vidare på
• Lista de största flaskhalsarna eller förbättringsområdena
• Enas om 2–3 fokusområden att arbeta vidare med

Efter workshopen och nästa steg

• Skapa en enkel sammanfattning med nuläge och de prioriterade förbättringsområden ni kommit fram till under workshopen.
  
  
• Bestäm nästa steg – till exempel en uppföljande workshop eller tillsättande av en arbetsgrupp som tittar på vilken väg framåt som är bäst för er.
  
  
• Dela gärna resultatet av workshopen i organisationen för att skapa engagemang. Berätta varför den hölls, vad målet är och hur det eventuellt kommer att påverka hela verksamheten.

Avslutande tips

• Var inte rädd för att lyfta svagheter – de är nyckeln till utveckling
  
  
• Undvik att fastna i teknik – fokusera först på behov och arbetssätt
  
  
• Se till att alla röster blir hörda – det är ofta i detaljerna de viktigaste insikterna finns

‍