Att bygga och driva en modern ekonomiavdelning kräver i många fall att man vågar sticka ut och kan argumentera för arbetssätt och lösningar som andra kanske ställer sig tveksamma till i början.
Att vara CFO i dag handlar om mycket mer än att hålla koll på siffrorna. Du är inte bara garant för företagets finansiella stabilitet – du är också en strategisk partner för tillväxt och utveckling. Samtidigt vet du bättre än de flesta hur krävande det är att navigera i ett landskap präglat av ökade krav på rapportering, snabba marknadsförändringar och teknologisk omställning.
Den här guiden riktar sig till dig som vill skapa en ekonomistyrning där kontroll och effektivitet kombineras med flexibilitet och insikt – och som håller även inför morgondagens krav.
Oavsett om du är ny i rollen som CFO eller en erfaren ekonomichef som ser att det är dags för förändring, får du här ett konkret ramverk att arbeta med. Vår vägledning ger en strukturerad metod för att stabilisera, optimera och transformera din och din avdelnings roll och betydelse i organisationen – steg för steg. Målet är att ge dig inspiration, handlingskraft och en tydlig riktning framåt.
Var står ni i dag?
Innan du kan skapa något nytt, måste du veta var du står. En ärlig kartläggning av ekonomiavdelningens nuläge är grunden för all vidare utveckling. Genom att identifiera ert nuläge får du en tydlig bild av styrkor att bygga vidare på, och svagheter att åtgärda. Att ställa dig själv dessa frågor är en bra början:
- Har vi tillgång till uppdaterade och tillförlitliga nyckeltal i realtid?
- Hur mycket tid lägger vi på manuella moment, insamling av data och rapportering?
- Är våra system integrerade på ett sömlöst sätt?
- Hur snabbt kan vi leverera de rapporter som styrelse och ledning behöver?
- Hur stor del av vår tid går till analys – och hur mycket till rutinarbete?
- Har vi tillräcklig likviditetskontroll – både i enskilda bolag och på koncernnivå?
{{textbox-2}}
Vanliga framgångsfaktorer i moderna ekonomiavdelningar
Ekonomiavdelningens roll i organisationen har förändrats mycket de senaste åren. Förflyttningen från att vara en stödjande roll i bakgrunden till att vara en strategisk rådgivare som driver insikt, utveckling och tillväxt har gått fort. Några exempel på vanliga framgångsfaktorer som kännetecknar en modern ekonomiavdelning:
- Realtidsinsikt - alltid uppdaterat, alltid korrekt
En modern ekonomiavdelning jobbar med siffror i realtid. Det möjliggör snabbare beslut, ökad trygghet och bättre framförhållning för både ledning och styrelse. Exempelvis kan realtidsdata från affärssystem som Business NXT integreras direkt i lättillgängliga dashboards, så att alla alltid ser samma sak samtidigt.
- Automatiserade och standardiserade processer Manuella rutinuppgifter som datainsamling och rapportering har i stor utsträckning automatiserats, på de företag som har en ekonomiavdelning i framkant. Det är närmast ett fundament för att frigöra tid till analys, planering och affärsutveckling. Det minskar också risken för fel och förseningar markant.
- Sömlösa systemintegrationer
Många framgångsrika ekonomiavdelningar har tät koppling mellan ekonomisystem, CRM, HR-system och andra källor. Det minimerar dubbelarbete och ger ett samlat helhetsgrepp – även (eller kanske framförallt) i koncerner med flera bolag.
- Framåtblickande analys och prognoser
En proaktiv CFO nöjer sig inte med att förklara VAD som hänt utan hjälper verksamheten att förstå vad som är på väg att hända. Med rätt beslutsstöd integrerat i affärssystemet är det lätt att förutse trender, identifiera risker och vara framåtlutad i sin ekonomistyrning. Många företag inom tillverkning och e-handel använder prediktiv analys för att simulera kassaflöden, produktionsvolymer och kampanjutfall - exempelvis.
- Tydlig och visuell rapportering
Ekonomirapporter som bara ekonomiavdelningen förstår gör liten nytta. I dag när det är enkelt att visualisera nyckeltal på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt för hela organisationen finns få anledningar att göra på något annat sätt.
- Data storytelling – berättande siffror
Att bara visa siffror räcker inte längre. Det handlar om att berätta en historia med data: förklara mönster, sätta siffror i kontext och skapa känslomässig förankring.
Ett exempel kan vara att visualisera lönsamhet per produktkategori över tid, och kombinera det med marknadsinsikter – på ett tydligt och verklighetsförankrat sätt för ledning eller kollegor i organisationen.
- Samarbete mellan avdelningar och människor
En ekonomiavdelning i framkant arbetar nära övriga avdelningar, ofta som “spindeln i nätet”. Man levererar inte bara siffror, utan stöttar strategiutveckling och operativa beslut i hela verksamheten.
- Kontinuerlig kompetensutveckling
Teknik och affärslandskap förändras – och det bör kompetensen också göra.
Ekonomiteamet måste kontinuerligt uppdatera sig inom både system, analys och affärsförståelse.
Många svenska företag satsar nu på internutbildning inom BI-verktyg, hållbarhetsrapportering och ESG-krav – områden där CFO:er förväntas vara proaktiva.
Hur kommer ni dit ni vill?
Vägen mot en framtidssäkrad och strategisk ekonomiavdelning ser olika ut för olika organisationer – men många följer en liknande resa i tre faser - stabilisera, optimera och transformera.
1. Stabilisera – få kontroll och struktur på plats
Innan du kan effektivisera eller förnya, behöver du bygga en stabil grund. Här handlar det om att:
- Förenkla och standardisera rutiner för rapportering och budget
- Säkerställa datakvalitet och skapa tydliga processer för informationsflöden
- Minska risken för fel och uppfylla regler och riktlinjer
Tekniken som möjliggör detta: Automatisering och integration är nycklarna. Genom att använda moderna verktyg för rapportering och datainsamling kan ni snabbt ta steget från manuella processer till digital kontroll.
Kompetensen du behöver: Här krävs medarbetare med god processförståelse, noggrannhet och systemvana. Ett nära samarbete mellan ekonomi och IT är ofta avgörande i denna fas.
Vanliga fallgropar att undvika: Många stannar här. De skapar struktur – men kommer aldrig vidare till att använda data mer strategiskt. Då riskerar ekonomiavdelningen att förbli en "siffra-fabrik" i stället för en motor i organisationen.
2. Optimera – frigör tid och skapa mervärde
När grundstrukturen är på plats kan du börja effektivisera. Fokus ligger på att:
- Automatisera så mycket som möjligt av det repetitiva arbetet
- Frigöra tid för analys, rådgivning och förbättringsarbete
- Bygga kompetens och systemstöd för datadrivna beslut
Tekniken som möjliggör detta: Här kommer prediktiva verktyg och smart rapportering till sin rätt. Med rätt system på plats får du både bättre överblick – och mer träffsäkra beslutsunderlag. Verktyg som Power BI, OneStop Reporting eller Business NXT:s egna dashboards kan här skapa värdefulla visualiseringar och trendanalyser.
Kompetensen du behöver: Analytisk förmåga är centralt. Ekonomer i denna fas behöver kunna tolka siffror, se mönster – och kommunicera dem på ett engagerande och begripligt sätt.
Vanliga fallgropar att undvika: Att införa teknik utan att uppdatera arbetssätt är ett klassiskt misstag. Det är också vanligt att man underskattar hur mycket lärande som krävs för att nyttja nya verktyg fullt ut.
3. Transformera – bli en strategisk partner
I den tredje fasen blir ekonomifunktionen mer än ett stöd – den blir en motor för tillväxt, innovation och hållbarhet. Här handlar det om att:
- Arbeta nära ledning och verksamhet för att driva datadriven utveckling
- Använda storytelling och prediktiv analys för att påverka beslut i realtid
- Vara en pådrivare för förändring, innovation och långsiktig värdeskapande
Tekniken som möjliggör detta: Avancerade rapporteringslösningar i kombination med prediktiva modeller, automatiserade flöden och realtidsdata ger en helt ny nivå av beslutsstöd.
Kompetensen du behöver: Här krävs en unik kombination av affärsförståelse, kommunikationsförmåga och teknisk insikt. Ekonomer måste inte bara analysera – utan också omsätta analys till handling tillsammans med andra.
Vanliga fallgropar att undvika: Om ekonomiavdelningen saknar förtroende eller mandat att påverka, riskerar transformationen att stanna upp.Det krävs också ett aktivt ledarskap – du som CFO måste ta plats vid bordet och driva frågorna framåt.
{{textbox-1}}
De mest framgångsrika ekonomiavdelningarna kombinerar teknik, kompetens och struktur för att skapa inflytande och långsiktigt värde. Att välja rätt affärssystem är ofta en grundsten för detta. Här får du en bra uppfattning om vad Business NXT skulle kunna bidra med.
{{cta-1}}
